Dit beleid zet uiteen hoe wij uw persoonlijke gegevens kunnen verkrijgen (indien niet rechtstreeks van u), hoe wij die gebruiken, hoe en waar wij ze opslaan en welke rechten u hebt op het wissen van uw persoonlijke gegevens uit onze archieven. Het is van toepassing in de gehele EU. Bent u een klant in een ander rechtsgebied, gelieve dan het Privacybeleid op www.volt.com te raadplegen voor informatie omtrent uw privacyrechten.
Wanneer wij het over ‘wij’ hebben, bedoelen wij ‘Volt’. Wanneer wij het over ‘u’ hebben, bedoelen wij iedere klant van Volt wiens persoonlijke gegevens wij kunnen beheren of verwerken.
Indien u een Volt-werknemer bent, vindt u het toepasselijke Privacybeleid op het intranet.
Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd wijzigen. De actueelste versie wordt steeds hier weergegeven op onze website.
Welk soort klant ben ik?
Hoe wij uw gegevens vergaren en gebruiken, is afhankelijk van hoe wij met u interageren. Gelieve de onderstaande definities te lezen om te identificeren welk soort klant u voor ons bent; weet u dit reeds, gelieve dan in de onderstaande gedeelten rechtstreeks naar dat type klant te gaan. Indien u in meer dan één categorie valt (u bent bv. Aannemer geweest, maar zoekt thans opnieuw naar werk en bent bijgevolg een Kandidaat), gelieve beide categorieën te lezen, vermits er verschillende regels van toepassing zijn op elk van deze statussen.
Kandidaat – iemand die op zoek is naar een tijdelijke of permanente functie.
Aannemer – een Kandidaat die Volt met succes in een tijdelijk contract met een van onze Eindklanten heeft laten opnemen.
Permanent aangeworvene – een Kandidaat die Volt met succes aan de Klant heeft voorgesteld en die de Klant permanent aangeworven heeft.
Leverancier – ieder bedrijf dat goederen of diensten aan Volt levert, anders dan Bemiddelaars.
Bemiddelaars – ieder bedrijf dat in de contractuele keten tussen Volt en de Aannemer zit. In deze groep vallen paraplubedrijven, managementbedrijven en bedrijven voor persoonlijke diensten (bedrijven die een Aannemer geïncorporeerd heeft en bij middel waarvan de Aannemer diensten levert).
Cliënten – bedrijven waaraan Volt rechtstreeks of onrechtstreeks Aannemers of Permanent aangeworvenen levert.
Referendarissen – ieder persoon wiens gegevens aan ons worden verstrekt door een Kandidaat, Aannemer, Permanent aangeworvene of werknemer opdat Volt de professionele geschiedenis of persoonlijke kenmerken van deze persoon kan verifiëren.
Contactpersonen in noodgevallen – ieder persoon wiens gegevens aan ons worden verstrekt door een Kandidaat, Aannemer of werknemer opdat Volt deze gegevens in een noodgeval kan bezigen indien voornoemde Kandidaat, Aannemer of werknemer een persoonlijk letsel oploopt, de dood vindt of gearresteerd wordt, dan wel in andere noodgevallen waarin Volt redelijkerwijze van mening is dat een ‘Contactpersoon in noodgevallen’ ervan op de hoogte gebracht dient te worden.
Glossarium van andere belangrijke termen
Instemming – het geval waarin u, nadat wij u hebben verteld waarom en hoe wij door ons opgevraagde gegevens zullen bezigen, begrijpend wat wij gevraagd hebben ons uit vrije wil uw toestemming geeft (en waarin deze gegevens, indien nodig, ons aanvullende gegevens verstrekken). Wij zullen registreren dat u ons instemming hebt verleend. Instemming is herroepelijk. Gelieve ofwel het specifieke klantgedeelte voor u te raadplegen, ofwel het gedeelte ‘Contacteer ons’ om ons te verwittigen indien u uw instemming herroept.
Rechtmatige belangen - krachtens de AVG hebben wij een rechtmatig belang bij het verwerken en bewaren van uw gegevens om aan onze noden als onderneming tegemoet te komen (d.w.z. teneinde als rekruteringsonderneming te functioneren), behalve wanneer uw recht op bescherming van uw persoonlijke gegevens prevaleert op het recht onzerzijds. De meeste informatie die wij omtrent u ontvangen en bewaren, valt onder deze definitie. De delen in dit document waar zulks niet het geval is, herkent u daaraan dat wij expliciet zeggen dat u uw instemming moet verlenen.
Volt – alle entiteiten van Volt die in de EU handelen, met inbegrip van, doch niet beperkt tot, Volt Europe Ltd, Volt Consulting Group Ltd, Volt Europe (Belgium) sprl en Volt Europe (France) sarl.
Kandidaten
Welke informatie vergaren wij?
Wij zijn een rekruteringsonderneming. Wij willen u helpen het beste uit uzelf te halen, door de best mogelijke functie voor u te vinden. Met dit op het oog dienen wij bepaalde informatie omtrent u te vergaren, te verwerken en te bewaren, opdat wij u kunnen identificeren en uw profiel kunnen vergelijken met de jobfuncties die wij willen invullen. Wij zullen deze informatie bezigen om gepaste functies aan u te adverteren.
Deze informatie omvat normaliter uw naam, geslacht, contactgegevens, leeftijd, opleidingsgeschiedenis, werkgeschiedenis alsook een bewijs van uw identiteit en dat u in aanmerking komt om te werken in alle rechtsgebieden waarvan u hebt aangegeven dat u erin wilt werken.
Hoe vergaren wij die?
U mag uw informatie rechtstreeks bij ons indienen (bv. via onze website) of wij kunnen deze onrechtstreeks ontvangen via een sociaal of professioneel mediaplatform of online jobbeurs, ofwel in antwoord op een specifieke vacature, ofwel doordat wij zoeken naar geschikte Kandidaten voor functies.
Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Wij slaan ze op, zodanig dat wij: u kunnen contacteren met betrekking tot geschikte functies;
U diensten voor het vinden van een job kunnen aanbieden;
Uw gegevens kunnen vergelijken met een jobspecificatie teneinde vast te stellen of u goed aan openstaande functies beantwoordt;
Uw gegevens, met uw instemming, naar Cliënten kunnen verzenden teneinde hen in staat te stellen u voor openstaande functies in overweging te nemen.
Bewaring van uw gegevens
Wij bewaren persoonlijke gegevens van Kandidaten teneinde u te helpen, tijdelijk of permanent werk te vinden. Wij zullen u uitsluitend met dit oogmerk contacteren. Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens slechts met derden in de mate die noodzakelijk is om aan onze ondernemingsdoelstelling tegemoet te komen, zijnde werk vinden voor u.
Indien u een Kandidaat bent, kunnen uw persoonlijke gegevens ons via een aantal verschillende methoden bereiken:
U hebt ons uw cv via onze website gestuurd;
U hebt uw cv rechtstreeks aan een personeelslid van ons gegeven, als harde kopij of elektronisch;
U hebt gesolliciteerd naar een job in een vacature via onze website www.volt.eu.com;
U hebt gesolliciteerd naar een door Volt op een website van derden geadverteerde job;
U hebt uw cv op een online jobbeurs of sociaal/professioneel mediaplatform gezet en wij hebben het aldaar gevonden terwijl wij op zoek waren naar geschikte Kandidaten om naar onze Cliënten door te sturen.
Van onze Client, indien deze uw diensten rechtstreeks heeft opgespoord en u naar ons doorstuurt, opdat wij als de contracterende en facturerende/betalingsagent voor de Cliënt kunnen optreden.
Eens Volt in het bezit is van uw informatie kunnen we uw persoonlijke data gebruiken voor doeleinden zoals hierboven beschreven. We zullen deze data bewaren tot 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact tussen u en Volt.
Verzoek tot verwijderen van gegevens
Als wij uw persoonlijke data bijhouden dan doen we dit om rechtmatige of valabele redenen. Als u het gevoel heeft dat deze doeleinden niet correct zijn, of als u niet meer wilt dat wij jobs/opdrachten voor u zoeken, dan mag u ons steeds rechtstreeks contacteren op eender welk moment en mag u binnen de 7 dagen een antwoord van ons verwachten.
Data aanvraag
Ons antwoord zal een gedetailleerd overzicht bevatten van alle data die wij op dat moment van u in ons bezit hebben, alsook verdere instructies voor u om uw identiteit te bewijzen zodat we u toegang kunnen geven tot uw persoonlijke data. Indien wij geen antwoord van u ontvangen binnen 21 dagen dan sturen we u een follow-up email. Indien daarna geen verder antwoord van uwentwege ontvangen wordt gaan wij ervan uit dat wij consequent en correct op uw data aanvraag geantwoord hebben. Stuur uw data aanvraag naar dataprotection@volt.eu.com. Hou er rekening mee dat u, indien uw informatie ons initieel bereikte via een job board of een social media platform, ook deze partijen dient in te lichten (net als Volt) dat u niet meer wil dat zij uw persoonlijke data bewaren.
Aannemers
Welke informatie vergaren wij?
U kunt geen Aannemer worden zonder eerst een Kandidaat geweest te zijn; bijgevolg zal alle informatie die wij omtrent u als Kandidaat vergaard hebben, met u meekomen wanneer u een Aannemer wordt. Op dit punt zullen wij u tevens naar uw socialeverzekeringsnummer en uw unieke belastingidentificatienummer (indien voorhanden) vragen; wij kunnen eveneens contactgegevens voor noodgevallen opnemen. In sommige landen kan het nodzakelijk zijn dat wij u, om fiscale redenen, naar uw burgerlijke staat vragen. Het kan tevens noodzakelijk zijn dat wij kopieën ontvangen van kwalificaties die relevant zijn voor de functie, zoals een rijbewijs en professionele kwalificaties. En voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u ons details verstrekt omtrent gerechtelijke veroordelingen, gezondheid, financiële informatie (indien wij financiële achtergrondcontroles moeten uitvoeren) alsmede diversiteitsinformatie.
Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Wij slaan uw gegevens op en actualiseren ze waar nodig:
Om te voldoen aan tussen ons overeengekomen contractuele voorwaarden;
Om aan contractuele voorwaarden te voldoen die tussen Volt en een derde partij zijn overeengekomen met betrekking tot uw aanstelling als Aannemer;
Om aan onze rapporteringsverplichtingen jegens overheden te voldoen;
Om aan wetgeving en onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van verweer tegen of het maken van juridische aanspraken;
Om de correctheid te controleren van alle gegevens die u ons verstrekt hebt;
Alle door uw Referendaris aan ons verstrekte referenties;
Om u te vragen om feedback aangaande uw ervaring met Volt en/of onze Cliënt;
Om uw gegevens, met uw instemming, aan een derde partij te leveren die verantwoordelijk is voor achtergrondcontroles;
Om u rekruteringsinformatie te verstrekken;
Om betalingen aan u of uw gekozen Bemiddelaar uit te voeren;
Om u, met uw instemming, specifieke informatie voor uw branche, speciale aanbiedingen, netwerk- en reclamemateriaal te bieden.
Bewaring van uw gegevens
Zodra u een Aannemer bent geworden, hebben wij ofwel een statutair recht, ofwel een rechtmatig belang om alle contractuele documenten, alle krachtens het contract verplicht te bewaren documenten, dan wel alle informatie te bewaren dewelke noodzakelijk is opdat wij kunnen voldoen aan wetgeving of aan onze wettelijke verplichtingen, met inbegrip van verweer tegen of het maken van juridische aanspraken, gedurende de looptijd van uw contract met ons en gedurende 7 jaar nadat uw laatste contract met ons verstrijkt.
Na het afronden van uw laatste contract zullen wij steeds alle informatie bewaren die nodig is om u job voorstellen te kunnen bezorgen gedurende 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact tussen u en Volt.
U mag ons te allen tijde rechtstreeks contacteren indien u niet langer wilt dat wij voor u naar werk zoeken, en dan zullen wij uw voorkeuren binnen de 7 dagen na ontvangst van uw verzoek actualiseren. Gelieve uw verzoek naar dataprotection@volt.eu.com te sturen.
Permanent aangeworvene
Welke informatie vergaren wij?
U kunt niet voor een permanente functie bij onze Cliënt aangeworven worden zonder eerst een Kandidaat geweest te zijn; bijgevolg zal alle informatie die wij omtrent u als Kandidaat vergaard hebben, met u meekomen wanneer u een Permanent aangeworvene wordt. Het kan op dit punt noodzakelijk zijn dat wij kopieën ontvangen van kwalificaties die relevant zijn voor de functie, zoals een rijbewijs en professionele kwalificaties. En voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat u ons details verstrekt omtrent gerechtelijke veroordelingen, gezondheid, financiële informatie (indien wij financiële achtergrondcontroles moeten uitvoeren) alsmede diversiteitsinformatie.
Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Wij slaan uw gegevens op en actualiseren ze waar nodig:
Om aan contractuele voorwaarden te voldoen die tussen Volt en een derde partij zijn overeengekomen met betrekking tot uw aanstelling als werknemer van onze Cliënt;
Om aan wetgeving en onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van verweer tegen of het maken van juridische aanspraken;
Om de correctheid te controleren van alle gegevens die u ons verstrekt hebt;
Om u te vragen om feedback aangaande uw ervaring met Volt en/of onze Cliënt;
Om uw gegevens, met uw instemming, aan een derde partij te leveren die verantwoordelijk is voor achtergrondcontroles;
Om u rekruteringsinformatie te verstrekken;
Om u, met uw instemming, specifieke informatie voor uw branche, speciale aanbiedingen, netwerk- en reclamemateriaal te bieden.
Bewaring van uw gegevens
Zodra u uw tewerkstelling bij onze Cliënt hebt aangevat, hebben wij ofwel een statutair recht, ofwel een rechtmatig belang om alle krachtens ons contract met de Cliënt verplicht te bewaren documenten, dan wel alle informatie te bewaren dewelke noodzakelijk is opdat wij kunnen voldoen aan wetgeving of aan onze wettelijke verplichtingen, met inbegrip van verweer tegen of het maken van juridische aanspraken, gedurende de looptijd van uw contract met ons en gedurende 7 jaar nadat uw tewerkstelling bij de Cliënt een aanvang neemt.
Na de start van uw contract bij onze Klant zullen wij steeds alle informatie bewaren die nodig is om u job voorstellen te kunnen bezorgen gedurende 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact tussen u en Volt.
U mag ons te allen tijde rechtstreeks contacteren indien u niet langer wilt dat wij voor u naar werk zoeken, en dan zullen wij uw voorkeuren binnen de 7 dagen na ontvangst van uw verzoek actualiseren. Gelieve uw verzoek naar dataprotection@volt.eu.com te sturen.
Cliënten – gebruik van uw gegevens en uw rechten
Welke informatie vergaren wij?
Bent u een huidige Cliënt of wilt u er een worden, dan dienen wij beperkte persoonlijke informatie omtrent personen in uw organisatie te vergaren, te verwerken en te bewaren, opdat wij rechtstreeks of onrechtstreeks de beste Kandidaten voor u kunnen traceren.
Deze informatie is normaliter beperkt tot namen en professionele contactgegevens van die leden van uw personeel met wie wij contact moeten onderhouden, weze het personeelsverantwoordelijken, financiële teams, contract- of juridische teams, aanbestedingsteams of het senior management.
Hoe vergaren wij de informatie?
Normaliter wordt deze informatie rechtstreeks door u aan ons verstrekt; ze kan evenwel door collega’s verstrekt worden of uit openbaar toegankelijke bronnen worden gehaald.
Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Wij slaan uw gegevens op en actualiseren ze waar nodig:
Om ons in staat te stellen u rechtstreeks of onrechtstreeks Kandidaatgegevens te leveren;
Om u te vragen om feedback aangaande uw ervaring met Volt en/of onze Aannemer/Permanent aangeworvene;
Om u managed services of RPO-diensten te leveren;
Wij kunnen notulen van vergaderingen met uw persoonlijke gegevens opnemen om onze dienstverlening aan u te verbeteren:
Om te voldoen aan tussen ons overeengekomen contractuele voorwaarden;
Om aan onze rapporteringsverplichtingen jegens overheden te voldoen;
Om aan wetgeving en onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van verweer tegen of het maken van juridische aanspraken.
Leveranciers – gebruik van uw gegevens en uw rechten
Welke informatie vergaren wij?
Bent u een huidige Leverancier of wilt u er een worden, dan dienen wij beperkte persoonlijke informatie omtrent personen in uw organisatie te vergaren, te verwerken en te bewaren, opdat wij diensten van u kunnen ontvangen of aan u kunnen leveren, inclusief als deel van een partnerschap voor managed services.
Deze informatie is normaliter beperkt tot namen en professionele contactgegevens van die leden van uw personeel met wie wij contact moeten onderhouden, weze het personeelsverantwoordelijken, financiële teams, contract- of juridische teams, aanbestedingsteams of het senior management.
Hoe vergaren wij de informatie?
Normaliter wordt deze informatie rechtstreeks door de persoon verstrekt; ze kan evenwel door collega’s verstrekt worden of uit openbaar toegankelijke bronnen worden gehaald.
Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Wij slaan uw gegevens op en actualiseren ze waar nodig:
Om ons in staat te stellen rechtstreeks of onrechtstreeks Kandidaatgegevens van u te ontvangen;
Om u te vragen om feedback aangaande uw ervaring met Volt en/of onze Aannemer/Permanent aangeworvene en/of onze Cliënt;
Om u managed services of RPO-diensten te leveren;
Wij kunnen notulen van vergaderingen met uw persoonlijke gegevens opnemen om onze dienstverlening aan u te verbeteren:
Om te voldoen aan tussen ons overeengekomen contractuele voorwaarden;
Om aan contractuele voorwaarden te voldoen die tussen Volt en een derde partij zijn overeengekomen met betrekking tot uw status als Leverancier;
Om aan onze rapporteringsverplichtingen jegens overheden te voldoen;
Om aan wetgeving en onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van verweer tegen of het maken van juridische aanspraken.
Bemiddelaars – gebruik van uw gegevens en uw rechten
Aannemers kiezen en benoemen hun eigen Bemiddelaars (overeenkomstig de conformiteitsvereisten van Volt); zodoende zult u in het algemeen zelf bepalen welke persoonlijke gegevens u met de Bemiddelaar deelt, aangezien u deze informatie rechtstreeks met hem of haar zult delen, overeenkomstig de privacyvoorwaarden van de Bemiddelaar.
Alle rechtstreeks door u aan Volt verstrekte persoonlijke gegevens zullen behandeld worden conform het gedeelte ‘Aannemers – gebruik van uw gegevens en uw rechten’.
Referendarissen
Indien uw informatie aan ons wordt verstrekt door een Kandidaat, Aannemer, Permanent aangeworvene of werknemer, kunnen wij u contacteren om de werkgeschiedenis of persoonlijke kenmerken van de desbetreffende persoon te verifiëren. Referendaris zijn is een plicht met verantwoordelijkheid. Vele van onze Cliënten nemen een Kandidaat niet in overweging zoalng er geen referenties omtrent hem of haar zijn ingewonnen; dientegengevolge kan het verstrekken door u van een referentie het verschil maken voor het bemachtigen van een tijdelijke of permanente job door deze persoon.
Hoe gebruiken wij uw gegevens?
Wij zullen uw gegevens en alle informatie die wij in een referentie ontvangen opslaan;
Wij kunnen uw referentie met onze Cliënten delen:
Om aan wetgeving of onze wettelijke verplichtingen te voldoen, met inbegrip van verweer tegen of het maken van juridische aanspraken.
Contactpersonen in noodgevallen
Indien uw informatie aan ons wordt verstrekt door een Kandidaat, Aannemer of werknemer, kunnen wij deze in een noodgeval bezigen indien voornoemde Kandidaat, Aannemer of werknemer een persoonlijk letsel oploopt, de dood vindt of gearresteerd wordt, dan wel in andere noodgevallen waarin Volt redelijkerwijze van mening is dat een ‘Contactpersoon in noodgevallen’ ervan op de hoogte gebracht dient te worden. Wij kunnen uw gegevens met onze Cliënt delen, in het bijzonder ingeval de Aannemer of werknemer op afstand vanuit een kantoor werkt.
Uw gegevens vrijwaren
Middels technische en procedurele maatregelen zullen wij alle redelijke stappen ondernemen om verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik van uw gegevens te voorkomen. Indien u verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik van uw gegevens door of via Volt vermoedt, gelieve ons onmiddellijk te contacteren.
Internationaal gebruik van gegevens
In zeldzame gevallen kan het noodzakelijk zijn uw informatie internationaal te delen:
Om technische redenen door toedoen van technologieën in de cloud;
Aan klanten die buiten uw land van oorsprong gevestigd zijn;
Aan andere entiteiten van Volt die buiten uw land van oorsprong gevestigd zijn.
Wanneer dit noodzakelijk is, zullen wij verzekeren dat uw informatie:
Enkel binnen de EER gedeeld wordt;
Indien met de VS gedeeld, enkel onder het Privacy Shield-raamwerk wordt gedeeld;
Met niet EER-landen wordt gedeeld die van de Europese Commissie een passendverklaring inzake hun wetgeving voor gegevensbescherming hebben ontvangen;
Noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract tussen ons;
Gedeeld wordt overeenkomstig de standaard contractclausules zoals deze van tijd tot tijd door de Europese Commissie worden aangenomen; of
Uw instemming heeft.
Contacteer ons
Indien u, op enig tijdstip tijdens onze professionele relatie, ons moet contacteren aangaande de privacy van uw gegevens, zij het om vragen te stellen of instemmingen te herroepen, zij het om het wissen van uw gegevens aan te vragen of er updates voor te geven, dan wel om een klacht in te dienen, kunt u ons contacteren via:
Data Protection Department, Volt House, 3 Chapel Road, Redhill, Surrey, RH1 1QD